Darmowe programy do zarządzania projektami — ranking

Trello pasuje do zespołu, który pracuje na tablicach, listach i kartach oraz mieści się w limicie współpracowników. Plan bezpłatny dopuszcza 10 współpracowników na przestrzeń roboczą i 250 wykonań poleceń miesięcznie.⁴ O przejściu na plan płatny mogą przesądzić potrzeby dotyczące plików, automatyzacji lub innych funkcji. Trello Free pozwala utworzyć do 10 tablic w jednej przestrzeni roboczej.⁵

Trello: funkcje potwierdzone u producenta

W Trello zadania trafiają na tablice, listy i karty. Na każdej tablicy działa też automatyzacja niewymagająca pisania kodu. Producent opisuje integracje oraz tworzenie kopii lustrzanych zadań w różnych lokalizacjach.¹⁴ Według przytoczonych przez niego danych 81% klientów wybrało Trello za łatwość obsługi, a 74% przypisuje mu poprawę komunikacji. To deklaracje klientów, nie parametry planu.¹⁴

Trello: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

W darmowym Trello pojedynczy plik może mieć do 10 MB. Cennik pokazuje również wariant z limitem 250 MB na plik; w obu pamięć masową określa jako nieograniczoną.⁴ Producent zapowiada dostęp do nowych funkcji sztucznej inteligencji po uaktualnieniu od 5 USD miesięcznie.⁴ W cenniku widnieją także stawki 6 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności miesięcznej i 210 USD za użytkownika rocznie przy płatności rocznej.⁴ Atlassian Guard wymaga osobnej subskrypcji od 4 USD miesięcznie za użytkownika.^4,5

Trello: dla jakiej firmy ma sens?

Trello sprawdzi się tam, gdzie praca opiera się na tablicach, a zespół nie przekracza 10 współpracowników na przestrzeń roboczą.⁴ Potrzeba większych załączników lub wyczerpanie miesięcznego przydziału automatyzacji może skłonić do zmiany planu. Standard i Premium są dostępne w subskrypcji miesięcznej lub rocznej.⁴ W Trello Free maksymalny rozmiar pojedynczego załącznika wynosi 10 MB.⁵

ClickUp warto rozważyć, jeśli zespół chce prowadzić projekty w jednej przestrzeni roboczej. Warunkiem jest zmieszczenie plików w limicie darmowego planu. Cennik określa go na 60 MB.⁶ Ilość przechowywanych materiałów ma więc duże znaczenie przy wyborze między planem bezpłatnym a płatnym.

ClickUp: funkcje potwierdzone u producenta

ClickUp opisuje konfigurowalną przestrzeń do koordynowania treści, materiałów kreatywnych i kampanii. Producent przedstawia również ClickUp Brain, korzystający z informacji dostępnych m.in. w Google Drive, GitHubie i Salesforce.¹⁵ Twierdzenie o zastępowaniu ponad 100 produktów jest deklaracją producenta. Nie określa liczby funkcji w planie darmowym.¹⁵

ClickUp: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Plan darmowy ClickUp daje 60 MB miejsca na pliki. W kolejnych wariantach cennik opisuje pamięć masową jako nieograniczoną.⁶ Podana wartość dotyczy całej przestrzeni na pliki, a nie dopuszczalnego rozmiaru jednego załącznika. Po jej wyczerpaniu warto porównać warianty płatne.²

ClickUp: dla jakiej firmy ma sens?

ClickUp odpowiada zespołowi, który trzyma zadania i materiały projektowe w jednym miejscu, ale przechowuje mało plików. Funkcje produktu trzeba oddzielić od deklarowanych rezultatów. Raport przywoływany przez producenta z 2025 r. wskazuje 384% zwrotu z inwestycji w ciągu 3 lat.¹⁵ Nie jest to obietnica oszczędności dla firmy korzystającej z darmowego planu.

Asana może służyć bez opłaty osobie pracującej samodzielnie lub zespołowi liczącemu najwyżej 2 użytkowników.⁷ Przy większym zespole limit współpracy staje się granicą tego planu. Wtedy trzeba uwzględnić warunki kolejnego wariantu.

Asana: funkcje potwierdzone u producenta

Asana pozwala przechowywać nieograniczoną liczbę plików, o ile każdy ma nie więcej niż 100 MB.⁷ W opisie produktu są też kamienie milowe, czyli punkty oznaczające ważny etap projektu. Producent przedstawia ponadto agentów AI z określonymi uprawnieniami i ścieżką audytu.¹⁶ Nie oznacza to, że wszystkie wymienione funkcje obejmuje plan darmowy.

Asana: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Gdy zespół przekroczy limit bezpłatnej współpracy, musi zmienić plan Asany. Cennik podaje stawkę 13,49 EUR za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym.⁷ Dla AI Teammates i Asana Dash wymienia 5 zapytań na użytkownika miesięcznie. Podaje też pułap 50 albo 250 zapytań na konto, zależnie od wariantu.⁷

Za dodatkowe zlecenia wysyłane do AI płaci się 0,50 USD za zlecenie w pakiecie przedpłaconym ważnym przez cykl rozliczeniowy. Przy miesięcznym rozliczeniu na żądanie stawka wynosi 0,60 USD za zlecenie.⁷ Panel administratora pokazuje liczbę wykorzystanych żądań i pozostałe saldo. Dzięki temu można śledzić koszt.⁷

Asana: dla jakiej firmy ma sens?

Asana pasuje do osoby lub małego zespołu, który chce prowadzić zadania i przechowywać dokumenty bez opłaty za plan. W większej firmie ważniejsze od popularności produktu są limit współpracowników i koszt dodatkowych funkcji. Producent podaje, że Asanę wybiera 85% firm z listy Fortune 100. Dane dotyczą stanu na grudzień 2023 r. i obejmują użytkowników bezpłatnych oraz płatnych.¹⁶

Jira może odpowiadać zespołowi, który chce planować pracę i śledzić jej postępy w jednym miejscu. Producent wymienia zastosowania w zespołach projektowych, marketingowych, HR, operacyjnych i inżynieryjnych.¹⁷ Informacja o 85% firm z listy Fortune 500 dotyczy produktów Atlassian jako całości. Nie opisuje samej Jiry ani jej darmowego planu.¹⁷

Jira: funkcje potwierdzone u producenta

Jira służy do planowania pracy i śledzenia postępów. Współpracownicy AI mogą działać w kontekście zgłoszenia, czyli jednostki pracy obserwowanej przez zespół. Producent opisuje ich udział w analizie zgłoszeń, przygotowywaniu wersji roboczych i działaniach w różnych narzędziach.¹⁷ Według Atlassian kontekst z Teamwork Graph daje agentom o 44% trafniejsze wyniki przy zużyciu o 48% mniej tokenów. Nie jest to limit planu darmowego.^17,20

Jira: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Plan darmowy Jiry i płatną subskrypcję trzeba oceniać oddzielnie. O zmianie planu decydują warunki licencji potrzebne zespołowi, a nie wielkość dostawcy. Atlassian informuje, że z jego produktów korzysta ponad 300 000 firm. Ta liczba nie wskazuje ani limitu użytkowników Jiry, ani ceny przejścia na inny plan.¹⁷ W kalkulacji liczą się osoby objęte licencją i zakres wybranego wariantu.²⁰

Jira: dla jakiej firmy ma sens?

Jira pasuje do zespołu organizującego pracę wokół zgłoszeń i śledzącego postępy między działami. Produkty Atlassian są używane w ponad 200 krajach i terytoriach. Sam zasięg dostawcy nie mówi jednak, czy darmowa Jira odpowie potrzebom konkretnego zespołu.¹⁷ Ważniejszy jest potrzebny obieg zgłoszeń i warunki planu.

Notion warto rozważyć, gdy zespół chce połączyć zadania z materiałami roboczymi i przesyła niewielkie załączniki. Rozmiar pojedynczego pliku jest istotną granicą między planem Free a płatnym.⁹ W Notion Free jeden przesyłany plik może mieć maksymalnie 5 MB.¹⁰

Notion: funkcje potwierdzone u producenta

Notion pozwala umieszczać w przestrzeni roboczej żądania scalenia kodu, zgłoszenia i repozytoria.²¹ Producent opisuje agentów AI do powtarzalnych zadań oraz 2FA/MFA, czyli dodatkowe potwierdzenie tożsamości podczas logowania. Integracje z Jirą, Box, OneDrive, Salesforce i Asaną mają status beta.⁹ Nie wynika z tego, że wszystkie te funkcje są dostępne w planie Free. Do przestrzeni roboczej Notion Free można zaprosić maksymalnie 10 gości.²²

Notion: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

W Notion Free obrazy, filmy i inne załączniki mogą mieć do 5 MB każdy. W planie płatnym producent opisuje przesyłanie plików jako nieograniczone, z limitem około 5 GB na pojedynczy plik.⁹ Po obniżeniu planu nowe warunki zaczynają obowiązywać z końcem cyklu rozliczeniowego.^9,10

Notion: dla jakiej firmy ma sens?

Notion odpowiada firmie prowadzącej projekty obok dokumentacji, jeśli duże załączniki nie są podstawą jej codziennej pracy. Publikowanie witryny w domenie niestandardowej trzeba policzyć osobno. Podłączenie domeny i usunięcie oznaczenia Notion kosztuje 8 USD miesięcznie za domenę przy płatności rocznej albo 10 USD miesięcznie za domenę przy płatności miesięcznej.⁹ Limit plików wpływa na wybór planu; domena jest odrębną usługą.

Zoho Projects pozwala dostosować sposób prowadzenia projektów. Jego 15-dniowy okres próbny zapewnia jednak tylko czasowy dostęp do funkcji płatnych wersji; nie jest planem darmowym. Producent nie wymaga karty kredytowej na rozpoczęcie próby.²³

Zoho Projects: funkcje potwierdzone u producenta

W Zoho Projects można tworzyć własne pola, układy, statusy i przepływy pracy. Te ostatnie określają reguły przechodzenia zadania przez kolejne etapy.²⁴ Producent podaje obsługę ponad 25 języków, ale liczba ta sama w sobie nie potwierdza polskiego interfejsu.²³ Opis produktu nie wskazuje, które z wymienionych możliwości należą do planu darmowego.

Zoho Projects: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Cennik Zoho Projects wskazuje 5 GB w wariancie „Das Wesentliche”. Dla innego wariantu podaje 15 GB na użytkownika, przy minimum 150 GB na organizację.²³ Są to pojemności przypisane do różnych ofert, nie jeden łączny limit planu darmowego. Określają miejsce na dane, a nie cenę płatnej subskrypcji.

Zoho Projects: dla jakiej firmy ma sens?

Zoho Projects może odpowiadać firmie, która potrzebuje własnych statusów i przepływów zadań. Koszt wariantu płatnego należy wtedy oceniać osobno od warunków bezpłatnego korzystania. Producent deklaruje ponad 15% oszczędności rocznie, lecz nie jest to ani limit darmowego planu, ani kwota abonamentu.²³ Przy wyborze bezpłatnego programu ważniejsze są warunki konkretnego wariantu.

Bitrix24 skupia zadania, komunikację i zarządzanie projektami w jednej platformie. Wybór planu zależy od potrzebnych funkcji oraz wielkości zespołu.²⁵ Cennik pokazuje opłaty roczne za warianty płatne. Nie należy przenosić ich na warunki planu darmowego.¹¹

Bitrix24: funkcje potwierdzone u producenta

W Bitrix24 można przypisywać zadania, omawiać je na czatach i w komentarzach oraz śledzić postępy przez raporty i wskaźniki KPI. Dostępny w opisie produktu Kanban pokazuje zadania na tablicy kolejnych etapów pracy. Producent przedstawia automatyczne tworzenie zadań, zmianę osoby odpowiedzialnej i statusu oraz integrację przez API w chmurze.²⁵ CoPilot pomaga m.in. tworzyć opisy i podsumowania zadań; nie oznacza to dostępności każdej wymienionej funkcji w planie darmowym.²⁵ Według opisu planu Free w wideorozmowie Bitrix24 może uczestniczyć do 300 osób.²⁶

Bitrix24: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Cennik Bitrix24 podaje roczne opłaty za płatne warianty: 2388 zł, 4788 zł, 9588 zł, 19 188 zł, 30 708 zł i 38 388 zł.¹¹ Wskazuje też warianty dla 100 oraz 250 użytkowników. Opisuje ponadto łączną cenę miesięczną dla zespołu do 50 użytkowników.¹¹ Żadna z tych wartości nie jest limitem planu darmowego.

Bitrix24: dla jakiej firmy ma sens?

Bitrix24 może odpowiadać firmie, która woli prowadzić zadania, rozmowy i raportowanie w jednej platformie.²⁵ Przy liczeniu kosztów trzeba zestawić liczbę potrzebnych użytkowników z zakresem konkretnego wariantu. Wspólna przestrzeń pracy jest zaletą, lecz funkcji całego produktu nie należy przypisywać automatycznie wersji bezpłatnej. Bitrix24 Basic kosztuje 49 USD miesięcznie za organizację przy rozliczeniu rocznym.²⁷

MeisterTask to opcja dla zespołu prowadzącego niewielką liczbę projektów w planie darmowym. O dopasowaniu narzędzia mówią przede wszystkim limity projektów i notatek, nie wyniki innych klientów. MeisterTask Basic pozwala bez opłaty prowadzić do 3 projektów na zespół.²⁸

MeisterTask: funkcje potwierdzone u producenta

MeisterTask oferuje szablony ułatwiające rozpoczęcie projektu i notatki do porządkowania treści. Producent opisuje również funkcje AI pomagające wyszukiwać strony w bazie notatek i pisać teksty.¹⁸ Użytkownicy kont bezpłatnych mogą współpracować z użytkownikami kont płatnych.²⁹ Zespół w planie Basic utworzy maksymalnie 5 notatek.²⁸

MeisterTask: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Bezpłatne konto zespołu w MeisterTask obejmuje do 3 projektów i 5 notatek.²⁹ Cennik wskazuje 0 EUR za wariant darmowy, a za kolejne 13,50 EUR miesięcznie i 24 EUR miesięcznie.²⁹ Historia wersji obejmuje 7 dni w pierwszym wariancie i 30 dni w następnym. W dalszych wariantach jest nieograniczona.²⁹

MeisterTask: dla jakiej firmy ma sens?

MeisterTask pasuje do zespołu z ograniczoną liczbą projektów, który chce współpracować także z osobami na kontach płatnych. Producent opisuje UEBE GmbH, gdzie podczas korzystania z produktu odnotowano 95% mniej e-maili. Tego wyniku nie można obiecać innym zespołom.¹⁸ Po przekroczeniu limitu projektów lub notatek trzeba porównać zakres płatnych wariantów.

OpenProject to rozwiązanie open source dla firmy chcącej zainstalować program na własnej infrastrukturze. Taki wybór daje kontrolę nad przechowywaniem i obsługą danych. Firma bierze jednak na siebie utrzymanie serwera.¹³ Koszty bezpłatnej edycji Community i usług Enterprise należy oceniać osobno.

OpenProject: funkcje potwierdzone u producenta

OpenProject oferuje tablice do organizacji pracy, śledzenie czasu i integrację z Nextcloud do zarządzania plikami. Integracja jest dostępna w bezpłatnej edycji Community.^12,13 Zgodnie z modelem wolnego oprogramowania kod źródłowy można przeglądać, wykorzystywać, rozpowszechniać i modyfikować.¹³

OpenProject: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

OpenProject Community jest edycją open source do samodzielnego hostowania. W usłudze Enterprise Cloud hosting zapewnia dostawca, a dane przechowuje na serwerach w UE lub, na życzenie, w Niemczech.¹³ Enterprise Cloud można testować bezpłatnie przez 14 dni. Tyle samo trwa próbna licencja Enterprise dla samodzielnie hostowanej edycji Community. Okres próbny nie zamienia Community w płatną subskrypcję.¹²

W cenniku Enterprise znajduje się dedykowany opiekun wdrożenia przez 3 godziny. Przy incydentach krytycznych czasy reakcji w płatnych wariantach wynoszą 8, 6 lub 2 godziny. Dla poważnych incydentów podano 12 lub 6 godzin, a dla drobnych 48 lub 24 godziny.¹² Są to warunki obsługi Enterprise, nie ograniczenia edycji Community.

OpenProject: dla jakiej firmy ma sens?

OpenProject odpowiada firmie z administracją serwera, która chce sama zarządzać danymi. W Community może przy tym korzystać z integracji plikowej z Nextcloud.^12,13 Jeśli potrzebuje hostingu dostawcy lub określonego czasu reakcji na incydenty, powinna zestawić usługi Enterprise z kosztem własnej infrastruktury. Community daje kontrolę nad instalacją, a Enterprise zapewnia hosting lub obsługę dostawcy.

Redmine jest rozwiązaniem open source dla firmy gotowej samodzielnie utrzymywać program do zarządzania projektami. W przeciwieństwie do planu SaaS wymaga uwzględnienia serwera, kopii zapasowych i administracji. Przydatność narzędzia zależy więc również od zaplecza technicznego firmy.

Redmine: funkcje potwierdzone u producenta

Redmine jest udostępniany na licencji GNU General Public License v2.³⁰ Licencja określa warunki korzystania z oprogramowania, nie listę widoków, automatyzacji czy limitów użytkowników. Oceniając Redmine, trzeba osobno rozpatrzyć dostęp do kodu open source i funkcje potrzebne zespołowi.

Redmine: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Samodzielna instalacja Redmine nie jest darmowym planem abonamentowej usługi SaaS. Koszt obejmuje utrzymanie serwera, kopie zapasowe i pracę administratora. Porównanie samych cen subskrypcji go nie pokaże. Dla firmy granicą użyteczności jest możliwość utrzymania własnej instalacji.

Redmine: dla jakiej firmy ma sens?

Redmine pasuje do firmy, która chce zarządzać własną instalacją i ma osobę odpowiedzialną za jej utrzymanie. Jeśli oczekuje hostingu po stronie dostawcy, bliższy jej potrzebom będzie plan SaaS. Decyzja sprowadza się do tego, czy kontrola nad instalacją jest warta pracy technicznej.

Taiga może odpowiadać zespołowi pracującemu zwinnie, który chce sam utrzymywać narzędzie do projektów. Funkcje produktu to tylko część rachunku. Osobno trzeba uwzględnić koszt serwera i administracji.

Taiga: funkcje potwierdzone u producenta

Taiga umożliwia estymację według ról, czyli szacowanie nakładu pracy z perspektywy poszczególnych członków zespołu. Producent opisuje również codzienne spotkania poświęcone postępom, przeszkodom i uzgodnionym rezultatom.³¹ Te elementy służą organizacji pracy zespołu.

Taiga: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Samodzielną instalację Taigi kalkuluje się inaczej niż darmowy plan SaaS. Trzeba policzyć infrastrukturę i pracę potrzebną do jej utrzymania. Opis funkcji nie wskazuje progu, po którego przekroczeniu zespół musi wybrać plan płatny.³¹

Taiga: dla jakiej firmy ma sens?

Taiga pasuje do firmy pracującej zwinnie, jeśli ma zaplecze do utrzymania własnej instalacji. Producent przedstawia narzędzie jako dające się dostosować do metod pracy zespołu.³¹ Wybór zależy od tego, czy ta swoboda uzasadnia obowiązki związane z utrzymaniem programu.

Plane pozwala zespołowi zacząć pracę bez opłaty i ocenić, czy limit użytkowników wystarczy na dłużej. Cennik odróżnia warianty z ograniczoną liczbą miejsc od tych z nieograniczoną liczbą użytkowników.¹⁹ To istotna różnica przy planowaniu wzrostu zespołu.

Plane: funkcje potwierdzone u producenta

Plane opisuje zbiorcze działania na zadaniach, wersje zmian stron i dostęp gości. Wymienia także panel pokazujący zużycie miesięcznego przydziału. Panel przedstawia trend i ostrzega po osiągnięciu 80% przydziału.¹⁹ Dostępność tych funkcji trzeba odnosić do konkretnego wariantu z cennika.

Plane: limity planu darmowego i koszt przejścia na płatny

Bezpłatny wariant Plane obejmuje 12 użytkowników. Kolejne warianty w zestawieniu dopuszczają nieograniczoną liczbę osób.¹⁹ Po przekroczeniu limitu miejsc trzeba porównać plany płatne. Producent podaje też, że kredyty AI przyznaje co miesiąc na każde miejsce. Ten zapis nie określa ceny wyższego planu.¹⁹

Plane: dla jakiej firmy ma sens?

Plane pasuje do zespołu mieszczącego się w limicie bezpłatnego wariantu, który chce organizować zadania i kontrolować wykorzystanie przydziału. Producent reklamuje 25% oszczędności przy przejściu na wyższy wariant i rachunki niższe o ponad 70%. To deklaracje promocyjne, a nie gwarantowany wynik konkretnej firmy.¹⁹ O wyborze powinny rozstrzygać liczba użytkowników i warunki planu.