Microsoft To Do — opinie, alternatywy, wady i zalety

Czym jest Microsoft To Do i dla kogo powstał?

Microsoft To Do służy przede wszystkim 1 osobie, która organizuje własne obowiązki lub prowadzi projekt solo.¹
Przed wyborem programu warto ustalić, czy chodzi o indywidualne planowanie zadań, czy o koordynację zespołu. Na osobistym koncie Microsoft korzystanie z To Do jest bezpłatne: koszt wynosi 0 zł².

W projekcie solo użytkownik sam ustala zadania i śledzi postępy. Gdy odpowiedzialność trzeba podzielić między osoby, znaczenia nabierają funkcje współpracy.
Microsoft To Do pozostaje narzędziem głównie do osobistej organizacji, choć zadanie na udostępnionej liście można przypisać jednej osobie³.

Funkcje Microsoft To Do

Microsoft To Do obejmuje 2 obszary pracy: listy synchronizowane między urządzeniami oraz planowanie zadań za pomocą terminów i przypomnień.^4,5
Do zadań można też ustawić 5 standardowych częstotliwości powtarzania: codziennie, w dni robocze, co tydzień, co miesiąc i co rok⁶.

• Listy zadań: zbierają zadania w jednym miejscu i synchronizują się między urządzeniami.⁴
• Terminy i przypomnienia: termin wskazuje, kiedy zadanie powinno być gotowe, a przypomnienie zwraca na nie uwagę. Oba ustawienia dotyczą zadania, nie całej listy.⁵

Listy synchronizują się między urządzeniami, ale czas wykonania planuje się dla poszczególnych zadań.^4,5
Cała lista ma 0 własnych terminów wykonania – termin ustawia się przy zadaniu⁶.

Ile kosztuje Microsoft To Do?

Korzystanie z Microsoft To Do kosztuje 0 zł za korzystanie z aplikacji. Produkt jest bezpłatny; cennik nie wskazuje płatnych planów ani stawki za użytkownika.⁴

Plany i abonamenty

Dane w tabeli: 4

Przy obliczaniu kosztu samej aplikacji liczba użytkowników nie zmienia stawki 0 zł. Cennik nie przewiduje opłaty naliczanej za osobę.⁴

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Kwota 0 zł dotyczy korzystania z Microsoft To Do.⁴
Nie obejmuje osobnej usługi wdrożeniowej, więc ceny aplikacji nie należy utożsamiać z kosztem wdrożenia.

Wersje, limity i sposób udostępniania Microsoft To Do

Microsoft To Do synchronizuje informacje między 4 środowiskami: iPhone’em, Androidem, Windowsem i wersją internetową. Zadania pozostają dostępne po zmianie urządzenia lub przejściu do przeglądarki. Dostępność aplikacji mobilnych zależy jednak od kraju lub regionu.⁴
To Do działa też na macOS, co daje 5 wymienionych środowisk: iOS, Android, Windows, macOS i przeglądarkę⁷.

• iPhone i Android: aplikacje mobilne obejmuje synchronizacja, lecz ich dostępność zależy od kraju lub regionu.⁴
• Windows i wersja internetowa: uzupełniają dostęp mobilny w ramach tych samych 4 środowisk synchronizacji.⁴

Synchronizacja informacji i dostępność aplikacji to dwie różne kwestie. Pierwsza obejmuje wskazane środowiska; druga w przypadku aplikacji mobilnych zależy od regionu.⁴
Aktualna wersja aplikacji na iPhone’a wymaga iOS 17.6 lub nowszego⁸.

Integracje Microsoft To Do

Microsoft To Do łączy się z Outlookiem, aplikacją Zadania w Teams, Power Automate, OneNote i Project. Te połączenia pełnią różne funkcje: jedne pokazują zadania w innym miejscu, inne pozwalają tworzyć przepływy pracy. Nie są jednym typem synchronizacji.^1,4,5

• Outlook: integracja pozwala zarządzać zadaniami programu Outlook w jednym miejscu. Zadania z Microsoft To Do widać także w obszarze Zadania programu Outlook.^1,4
• Microsoft Teams: zadania z Microsoft To Do można oglądać w aplikacji Zadania w Teams.¹
• Power Automate: połączenie pozwala tworzyć przepływy pracy, czyli reguły uruchamiające określone działanie. Taką regułą może być powiadomienie o nowym zadaniu na udostępnionej liście.⁵
• OneNote i Project: dokumentacja wymienia współpracę Microsoft To Do z oboma produktami oraz synchronizację projektów z Project z Microsoft To Do.⁵

Zespół korzystający z Outlooka i Teams może wyświetlać zadania w tych aplikacjach. Powiadomienie o zadaniu na udostępnionej liście działa inaczej: to przykład przepływu w Power Automate.^1,4,5
Konektor Microsoft To-Do (Business) dopuszcza 100 wywołań API na połączenie w ciągu 60 sekund⁹.

Wdrożenie i wsparcie Microsoft To Do

Gdy zadania z Outlooka lub Plannera nie pojawiają się w Microsoft To Do, przyczyną mogą być ustawienia synchronizacji. W takiej sytuacji trzeba włączyć odpowiednią opcję.¹⁰
Wyświetlanie oflagowanych wiadomości z Outlooka wymaga włączenia w To Do 1 ustawienia: listy „Oflagowana poczta e-mail”¹¹.

Przy wdrożeniu obejmującym Outlooka lub Plannera warto sprawdzić, czy ich zadania widać w Microsoft To Do. Samo korzystanie z tych produktów nie gwarantuje pojawienia się zadań bez zmiany ustawień synchronizacji.¹⁰
Podczas odbioru należy sprawdzić 3 ustawienia: listę oflagowanej poczty, listę „Przypisane do mnie” i połączenie z Plannerem¹².

Co Microsoft To Do robi inaczej niż konkurencja?

Microsoft To Do zbiera zadania z 2 produktów Microsoft. Oflagowane wiadomości z Outlooka stają się zadaniami w To Do, a zadania przydzielone w Plannerze można śledzić bez otwierania Plannera.¹⁰
Przydatność tych przepływów zależy od sposobu pracy, nie oznacza więc przewagi nad każdym konkurentem. Początkowy import obejmuje według Microsoft 100 najnowszych wiadomości z ostatnich 30 dni; później dochodzą nowe oflagowane wiadomości¹¹. Google Tasks (Google To Do) może odpowiadać potrzebom osób, którym wystarczają proste listy zadań bez pełnej struktury projektu.

• Outlook: oflagowanie wiadomości zmienia ją w zadanie widoczne w Microsoft To Do. To przydatne, gdy obowiązki przychodzą pocztą.¹⁰
• Microsoft Planner: przydzielone zadania można śledzić w Microsoft To Do bez przechodzenia do Plannera. Dotyczy to zadań użytkownika, nie zastępuje pracy nad planem w Plannerze.¹⁰

Plusy i minusy Microsoft To Do

W Microsoft To Do można współpracować na udostępnionej liście. Microsoft wskazuje jednak ten produkt do zadań osobistych, a do projektów zespołowych zaleca Microsoft Planner.^1,10
Dla porównania, w Microsoft Plannerze jedno zadanie można przypisać maksymalnie 11 osobom¹³.

Microsoft To Do – jak planować dzień z użyciem 3 widoków zadań i 2 list inteligentnych?

Microsoft To Do porządkuje planowanie w 3 sekcjach zadań. W ustawieniach można też włączyć 2 dodatkowe listy inteligentne. Funkcja „Mój dzień” podpowiada spersonalizowane aktualizacje listy codziennej lub tygodniowej.^4,10

„Mój dzień”, „Przydzielone do mnie” i „Zaplanowane” – różne role 3 widoków

Trzy sekcje pomagają oddzielić plan dnia od przeglądu zadań przydzielonych i zaplanowanych.¹⁰

• „Mój dzień”: spersonalizowane sugestie pomagają aktualizować listę codzienną lub tygodniową.⁴
• „Przydzielone do mnie”: pozwala przeglądać przydzielone zadania osobno, bez mieszania ich z wyborem pracy na dany dzień.¹⁰
• „Zaplanowane”: daje osobną sekcję do przeglądania planu zadań.¹⁰

Sugestie w „Moim dniu” dotyczą aktualizacji listy. Nazwy pozostałych sekcji same nie wskazują, które zadania trzeba wykonać dzisiaj.^4,10

Kiedy przydają się 2 opcjonalne listy: „Wszystkie” i „Wykonane”?

Listy „Wszystkie” i „Wykonane” dają dodatkowy przegląd zadań obok 3 sekcji. Obie można włączyć w ustawieniach Microsoft To Do.¹⁰
Są opcjonalne: „Mój dzień”, „Przydzielone do mnie” i „Zaplanowane” działają również bez nich.¹⁰

Microsoft To Do – jak zebrać zadania z 2 źródeł: oflagowanych e-maili i Microsoft Planner?

Microsoft To Do zbiera zadania z 2 źródeł: oflagowanych wiadomości Outlooka i zadań przydzielonych użytkownikowi w Microsoft Planner. O sekcji decyduje źródło zadania. W przypadku Plannera znaczenie ma również data wykonania.¹⁰

Od oflagowanej wiadomości Outlooka do zadania w „Moim dniu”

Oflagowana wiadomość e-mail z Outlooka pojawia się w Microsoft To Do w sekcji „Oflagowane wiadomości e-mail”.¹⁰
Utworzone z niej zadanie można następnie:

• dodać do „Mojego dnia”,
• ustawić dla niego przypomnienie,
• nadać mu cykliczność.¹⁰

Oflagowanie wiadomości daje punkt wyjścia do planowania pracy. Dodanie powstałego zadania do „Mojego dnia” wymaga osobnej czynności.¹⁰

Kiedy zadanie z Microsoft Planner trafia także do „Zaplanowane”?

Zadanie przydzielone użytkownikowi w Microsoft Planner może pojawić się w sekcji „Przydzielone do mnie” w Microsoft To Do. Jeśli ma datę wykonania, trafia także do „Zaplanowane”.¹⁰
Przydzielenie zadania nie wystarcza więc, by znalazło się w obu sekcjach. Dla „Zaplanowane” liczy się data wykonania.¹⁰

Microsoft To Do – kiedy udostępniona lista wystarczy, a kiedy potrzebny jest Microsoft Planner?

Microsoft To Do wystarczy, gdy współpraca polega na udostępnieniu listy i przypisywaniu zadań zaproszonym osobom. Do projektów zespołowych Microsoft wskazuje Microsoft Planner (plan 1).^10,15
O wyborze przesądza rodzaj pracy: wspólna lista zadań albo prowadzenie projektu zespołowego.

Link zaproszenia i przypisywanie zadań na bezpłatnej liście Microsoft To Do

Listę w Microsoft To Do udostępnia się przez link zaproszenia. Gdy zaproszone osoby go zaakceptują, można przypisywać im zadania z tej listy.¹⁰
To rozwiązanie do współpracy opartej na wspólnej liście i podziale jej zadań, bez przechodzenia do produktu przeznaczonego na projekty zespołowe.^10,15

Przejście do planu zespołowego: Microsoft Planner (plan 1) od 9,14 €/miesiąc

Przy prowadzeniu projektu zespołowego punktem odniesienia jest Microsoft Planner (plan 1). Jego cena zaczyna się od 8,70 € za użytkownika miesięcznie, płatne corocznie.^15,16
Kwota 8,70 € oznacza w ofercie stawkę miesięczną za użytkownika przy płatności corocznej.^15,16,17

Microsoft Planner oferuje 1-miesięczną wersję próbną wymagającą karty kredytowej. Po zakończeniu próby zaczyna się opłata za subskrypcję, o ile subskrypcja nie zostanie anulowana.¹⁵
Przy wyborze liczą się więc zarówno potrzeby zespołu, jak i warunek zakończenia próby przed rozpoczęciem płatnej subskrypcji.^10,15,17

Dla kogo jest Microsoft To Do, a dla kogo nie?

Microsoft To Do służy do organizacji własnych zadań. Zespołom prowadzącym prostsze projekty Microsoft zaleca natomiast Microsoft Planner.¹
Granica między tymi 2 produktami przebiega więc między planowaniem własnej pracy a prowadzeniem projektu zespołowego.¹

Sprawdzi się, jeśli

• Organizujesz własną pracę: Microsoft To Do odpowiada temu zastosowaniu, ale nie zastępuje prowadzenia prostszego projektu zespołowego. Do takiego projektu Microsoft wskazuje Microsoft Planner.^1,14

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Prowadzisz prostszy projekt zespołowy: Microsoft zaleca Microsoft Planner zamiast Microsoft To Do.¹

Alternatywy dla Microsoft To Do

W ofercie Microsoft są 2 alternatywy dla Microsoft To Do zależne od rodzaju pracy. Microsoft Planner służy prostszym projektom zespołowym, a Microsoft Project projektom wymagającym śledzenia zależności lub kosztów.

Dane w tabeli: 1,15,16

• Microsoft Planner: odpowiada pracy nad planem zespołu, nie nad osobistą listą zadań.
• Microsoft Project: odpowiada projektom, w których trzeba śledzić zależności między zadaniami lub koszty.
• Aplikacja Zadania w Microsoft Teams: daje wspólny przegląd zadań indywidualnych i zespołowych.

Kwota 26,00 € nie jest ceną samego Microsoft Project. Dotyczy planu łączonego „Planner i Project (plan 3)” i oznacza stawkę za użytkownika miesięcznie, płatną corocznie.¹⁵

Najczęstsze pytania o Microsoft To Do

Co to za aplikacja Microsoft To Do?

Microsoft To Do pomaga organizować zadania, przede wszystkim przy planowaniu własnej pracy. Zadanie to pojedyncza czynność, lista zadań grupuje czynności, a projekt zespołowy wymaga koordynacji między osobami.
Przy wyborze narzędzia do projektu zespołowego liczą się wymagania dotyczące tej koordynacji. Sama możliwość zebrania zadań na liście nie wystarczy.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.