Todoist — opinie, aplikacja i alternatywy

Czym jest Todoist i dla kogo powstał?

Todoist pomaga organizować zadania osobiste i zawodowe.¹
Może służyć jednej osobie do planowania obowiązków albo zespołowi do koordynowania pracy w projektach.² Według producenta korzysta z niego ponad 50 milionów osób na świecie.³

Dane w tabeli: 2,4,5

Najpierw warto ustalić, kto będzie prowadził zadania. Przy pracy samodzielnej liczą się limity projektów osobistych; w zespole dochodzi potrzeba przypisywania odpowiedzialności współpracownikom.

Funkcje Todoist

Todoist porządkuje zadania w projektach i pozwala planować terminy oraz zmieniać widok pracy.⁶
Zadania można wyświetlać według dat, priorytetów lub własnych kryteriów.⁷ Do każdego da się przypisać jeden z czterech poziomów priorytetu – od P1 do P4.⁸

• Struktura pracy: Projekt można podzielić na sekcje, zadania i podzadania. W opisie zadania mieszczą się informacje i linki, dzięki czemu zakres projektu pozostaje oddzielony od czynności do wykonania.^6,9
• Wprowadzanie terminów: Zadania i daty można wpisywać językiem naturalnym. Dotyczy to również obowiązków, które powtarzają się regularnie.¹⁰
• Widoki: Pracę można przeglądać na liście, tablicy i w kalendarzu. Własne widoki opierają się na filtrach, które zawężają listę wyświetlanych zadań.⁶
• Plan dnia i kolejnych terminów: Widoki „Dziś” i „Nadchodzące” pomagają przeglądać zadania obok etykiet i poziomów priorytetu.⁷
• Szablony: Todoist udostępnia ponad 50 gotowych szablonów projektów.⁶
• Planowanie w Todoist Pro: Ten plan obejmuje terminy ostateczne, układ kalendarza, szacowany czas trwania zadań i przypomnienia czasowe. Są to parametry planowania, nie tylko sposoby przeglądania zadań.⁷

Ile kosztuje Todoist?

Todoist oferuje bezpłatny plan Startowy oraz płatne plany Pro i Business. Na koszt wpływają plan, liczba użytkowników, okres rozliczenia i kanał zakupu.^1,2,4
W cenniku producenta, przy rozliczeniu rocznym, Todoist Pro kosztuje 5 € za użytkownika miesięcznie. Todoist Business kosztuje 8 € za użytkownika miesięcznie; obie kwoty są podane przed lokalnym podatkiem.^2,11

Plany i abonamenty

Dane w tabeli: 1,2,4,12,13,14,15,16

Producent szacuje oszczędność na Pro przy płatności rocznej na około 30%. W przypadku Business stawki 10 USD miesięcznie i 8 USD miesięcznie przy płatności rocznej oznaczają 20% różnicy.²
Kwoty w euro, złotych i dolarach pochodzą z różnych kanałów oraz zestawień. Nie należy traktować ich jak stawek z jednego cennika.^{1,2,14,15,17,18}

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Do podanej stawki Todoist Business dochodzi lokalnie obowiązujący podatek.²
Roczny koszt abonamentu rośnie też wraz z liczbą opłacanych użytkowników. Według stawek producenta Pro kosztuje 60 € za użytkownika rocznie, a Business 96 € za użytkownika rocznie przed podatkiem właściwym dla tego planu.²

Czy Todoist jest darmowy?

Tak. Todoist Startowy kosztuje 0 € i nie ma limitu czasowego.⁴
Pro i Business są abonamentami, a ich okresy próbne trwają odpowiednio 7 i 14 dni.^1,2 Do pracy bez opłaty abonamentowej służy plan Startowy. W płatnych planach koszt zależy od liczby użytkowników.^2,4,11

Wersje, limity i sposób udostępniania Todoist

Plany Startowy, Pro i Business różnią się limitami projektów osobistych i zespołowych. Część parametrów jest jednak wspólna dla wszystkich.¹⁹
Przy wielu równoległych sprawach liczy się liczba aktywnych projektów. Zespół powinien uwzględnić również limity projektów zespołowych i filtrów.¹⁹ Business pozwala prowadzić do 500 aktywnych projektów zespołowych.²

Dane w tabeli: 2,11,19

W każdym planie projekt może zawierać do 300 aktywnych zadań i 20 sekcji.¹⁹
Na koncie można mieć 500 etykiet, przy zadaniu – 100 etykiet, a przy komentarzu – 1 załącznika. Limit szablonów wynosi 100, zaś zdjęcia profilowego 4 MB.¹⁹
Nazwa zadania może mieć 500 znaków, opis 16 383, zapis terminu 150, nazwa sekcji 2048, a nazwa projektu 120 znaków.¹⁹
Nazwa filtra i nazwa etykiety mieszczą po 60 znaków. Zapytanie filtra ma limit 1024, a komentarz do zadania 15 000 znaków.^19,20

W planach Startowy i Pro limit automatycznych przypomnień wynosi 700. W Pro limit 700 przypomnień niestandardowych obejmuje łącznie przypomnienia automatyczne i własne.¹⁹
Przy wyborze planu warto więc zestawić liczbę projektów ze wspólnym pułapem zadań w projekcie. Znaczenie ma też sposób liczenia przypomnień w Pro.¹⁹

Integracje Todoist

Todoist można połączyć z pocztą, kalendarzem i innymi aplikacjami. Producent deklaruje ponad 80 integracji.⁶
Wśród wymienionych połączeń są Kalendarz Google, Outlook, Gmail, Slack, Dropbox, Alexa i IFTTT.¹⁴ Integracja z usługą to coś innego niż aplikacja lub wtyczka do korzystania z Todoist. Przewodnik producenta wskazuje ponad 10 takich rozwiązań.⁷

• Poczta i kalendarz: Wśród połączeń znajdują się Gmail, Outlook i Kalendarz Google. Warto je uwzględnić, jeśli zadania powstają przy pracy z korespondencją i terminami.¹⁴
• Komunikacja, pliki i automatyzacja: Wymienione integracje obejmują również Slack, Dropbox, Alexę i IFTTT.¹⁴
• Praca na zadaniach przez Littlebird: Integracja Littlebird pozwala wyszukiwać, dodawać, aktualizować i kończyć zadania. Służy też do tworzenia projektów i przeplanowywania opóźnionej pracy.¹⁷
• Ewidencja czasu: Wśród zewnętrznych narzędzi do śledzenia czasu są Toggl Track, Flat Tomato i Time Doctor.¹⁴ Porównanie podaje cenę Toggl Track Premium na poziomie 18 USD za użytkownika miesięcznie. To koszt zewnętrznego produktu, nie abonamentu Todoist.¹⁵

Deklarowane ponad 80 integracji nie oznacza, że plan Todoist obejmuje płatne funkcje połączonych produktów.^6,15 Koszty takich narzędzi trzeba rozpatrywać osobno.

Wdrożenie i wsparcie Todoist

Todoist podaje certyfikat SOC 2 Typu I jako informację dla zespołów oceniających bezpieczeństwo przed wdrożeniem. Według producenta posiada go od września 2025 r.⁶
SOC 2 Typu I dotyczy mechanizmów kontrolnych ocenionych w określonym momencie. Nie opisuje sam przez się sposobu wdrożenia ani zakresu pomocy użytkownikom. Raport SOC 2 Typu I ocenia kontrole na konkretny dzień, a Typu II ich działanie w badanym okresie.²¹

Przy wyborze programu dla zespołu certyfikat SOC 2 Typu I pomaga ocenić kontrole bezpieczeństwa. Nie jest natomiast miarą jakości wsparcia. Firma może osobno przyjrzeć się wymaganiom ochrony danych i organizacji pomocy dla pracowników.

Co Todoist robi inaczej niż konkurencja?

Obok zadań Todoist oferuje system Karma. Przyznaje on punkty za aktywność i osiąganie celów produktywności.²²
To informacja zwrotna dla użytkownika, a nie kolejna lista zadań. Może zainteresować osoby, które chcą śledzić aktywność obok zadań oznaczanych jednym z 4 poziomów priorytetu. Sama Karma nie przesądza o przewadze Todoist nad każdym konkurentem.

Plusy i minusy Todoist

Todoist sprawdzi się przy szybkim zapisywaniu zadań i korzystaniu z nich na różnych urządzeniach. Nie zastąpi jednak narzędzia do planowania zależności, godzin i budżetu projektu.^1,4,14,15 W App Store aplikacja ma ocenę 4,8/5 na podstawie około 6 tys. ocen użytkowników. Nie jest to ocena redakcji.¹

Recenzenci zwracają też uwagę na czytelność listy powiadomień, ograniczenia udostępniania filtrów i mieszany polsko-angielski interfejs. Są to uwagi z opinii, a nie limity abonamentowe.^4,23

Todoist Assist, Asystent zadań i dodawanie głosowe – jak pomagają planować pracę?

Todoist oferuje kilka sposobów zamiany pomysłu w zadanie lub plan działań. Należą do nich dodawanie głosowe, Todoist Assist i Asystent zadań w planie Pro.^5,10,19
Funkcje te mają różne zastosowania i warunki dostępu. Plan Startowy obejmuje 10 sesji głosowych miesięcznie, a Asystent zadań jest wskazany dla Pro.^5,19

Todoist Startowy: 10 sesji dodawania głosowego miesięcznie

Todoist Startowy udostępnia 10 sesji dodawania głosowego miesięcznie. Taki sam limit obowiązuje w Todoist Pro Legacy. Pro i Business nie ograniczają liczby sesji, choć mogą stosować limity prędkości.¹⁹
Dla osoby regularnie dyktującej zadania ważna jest więc miesięczna pula 10 sesji.¹⁹ Przywołane zestawienie podaje cenę Pro: 7 USD miesięcznie lub 60 USD rocznie. Plan ten udostępnia nieograniczoną liczbę sesji dodawania głosowego.²⁴

Notatki głosowe do 4 minut a rozbijanie zadań na podzadania

Dane w tabeli: 5,10,22

Dodawanie głosowe zapisuje zadanie, natomiast funkcje asystenckie pomagają zaplanować jego dalszą realizację.^5,10,19
Według Todoist dodawanie głosowe obsługuje ponad 40 języków.²⁵

Todoist w projektach z klientami – jak zorganizować współpracę i śledzić aktywność?

Todoist pozwala prowadzić projekty z klientami: udostępniać projekt, przypisywać zadania i zapisywać ustalenia w komentarzach.⁶
Przy organizacji współpracy trzeba odróżnić limit osób w projekcie od limitu całego zespołu. Znaczenie ma również dostęp do historii aktywności.¹⁹ W planie Startowym obejmuje ona 7 dni, a Pro udostępnia pełną historię osobistą.²⁴

Do 250 osób w projekcie zespołowym i 1000 członków zespołu wraz z gośćmi w Todoist Business

• Udostępnij projekt i przypisz zadania: Współpracownicy mogą otrzymywać zadania w udostępnionym projekcie. Komentarze i pliki pomagają zachować ustalenia przy tych zadaniach.⁶
• Dobierz rodzaj projektu: Projekt osobisty mieści maksymalnie 5 osób w Todoist Startowy i Todoist Pro. W projekcie zespołowym limit wynosi 250 osób w Todoist Startowy i Todoist Business.¹⁹
• Oddziel pojemność projektu od pojemności zespołu: W Todoist Business cały zespół może liczyć 1000 członków wraz z gośćmi. Nie podnosi to limitu 250 osób w pojedynczym projekcie zespołowym.^19,20
• Uporządkuj równoległe prace: Foldery projektów oraz podsumowanie zadań ukończonych i zaległych pomagają śledzić realizację projektów.⁶

Historia aktywności: 7 dni w Todoist Startowy oraz pełna historia zespołowa w Todoist Business

Todoist Startowy przechowuje historię aktywności osobistej i zespołowej z 7 dni. Pro daje dostęp do pełnej historii osobistej, a Business do pełnej historii zespołowej.¹⁹
Dziennik aktywności zespołu pokazuje zmiany w pracy współpracowników. Przy projektach z klientami wybrany plan określa, jak daleko wstecz można je przejrzeć.^6,19,20

Producent deklaruje ponad 50 mln użytkowników Todoist. Przy projekcie z klientem ta liczba mówi jednak mniej niż limity uczestników i zakres historii aktywności.^2,3,19

Opinie klientów o Todoist

Dla kogo jest Todoist, a dla kogo nie?

Todoist może pasować osobom prowadzącym do 5 aktywnych projektów osobistych w planie Startowym albo do 300 w Pro. Warunkiem jest brak potrzeby planowania zależności, korzystania z wykresu Gantta i wbudowanego śledzenia czasu.
Jeśli praca wymaga tych funkcji, warto rozważyć inne narzędzie.⁴

Sprawdzi się, jeśli

• Organizujesz zadania bez harmonogramu zależności: Nie potrzebujesz wykresu Gantta ani powiązanych terminów zadań. Plan Startowy pozwala prowadzić do 5 aktywnych projektów osobistych.⁴

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Planujesz zależności: Praca wymaga powiązania zadań i pokazania harmonogramu na wykresie Gantta. Limit 300 aktywnych projektów osobistych w Pro nie zastąpi tych funkcji.⁴
• Rozliczasz czas w tym samym programie: Potrzebujesz wbudowanego śledzenia czasu. W porównaniu podano zewnętrzny Toggl Track Premium za 18 USD za użytkownika miesięcznie.⁴

Alternatywy dla Todoist

Todoist można porównać z narzędziami rozliczanymi za użytkownika oraz z Things, sprzedawanym według zestawienia za opłatą jednorazową.¹⁵
Poniższe stawki pochodzą z tabeli alternatyw, nie ze wspólnego cennika producentów.¹⁵ Things 3 na Maca kosztuje jednorazowo 34,99 USD w amerykańskim App Store. Wersje na inne urządzenia kupuje się osobno.²⁶

Dane w tabeli: 15,27,28

• Worksection, ClickUp, Asana, Trello, Notion lub Quire: Mogą służyć jako punkty odniesienia przy porównywaniu miesięcznego kosztu za użytkownika. Podane stawki wynoszą od 3 do 24,99 USD za użytkownika miesięcznie, zależnie od produktu i pozycji w zestawieniu.¹⁵
• Things: Zamiast miesięcznej stawki za użytkownika stosuje opłatę jednorazową przypisaną do urządzenia.¹⁵
• TickTick lub Any.do: Dla każdego z tych produktów zestawienie podaje zarówno opłatę miesięczną, jak i osobną opłatę roczną.¹⁵

Wśród innych wymienionych alternatyw są Microsoft To Do, OmniFocus, Sunsama, Google Tasks, Google Keep, MeisterTask, Zoho Projects i Microsoft Planner.^14,15,29,30
Motion opisano jako szerszą przestrzeń łączącą zadania, kalendarz i AI. Littlebird jest natomiast asystentem współpracującym między innymi z Todoist, a nie pełnym zamiennikiem w tym samym zastosowaniu.¹⁷

Najczęstsze pytania o Todoist

Co to jest Todoist?

Todoist służy do zapisywania obowiązków i porządkowania pracy w projektach. Plan Startowy obejmuje do 5 aktywnych projektów osobistych, a Pro do 300. Jednej osobie pomaga prowadzić własne zadania; zespołowi pozwala koordynować ich realizację.
O wyborze między menedżerem zadań a rozbudowanym systemem zarządzania projektami powinny decydować potrzeby związane z planowaniem i rozliczaniem pracy.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.