PRINCE2 — metodyka, procesy i certyfikaty

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami, którą można dostosować do przedsięwzięć o różnej skali, złożoności i z różnych branż.¹ Jej nazwa pochodzi od „Projects in Controlled Environments”, czyli „projektów w sterowalnych środowiskach”.¹
W artykule znajdziesz omówienie zasad, procesów i ról oraz wskazówki dotyczące wyboru szkolenia i certyfikacji, także w PRINCE2 Agile. Pierwsze wydanie PRINCE2 ukazało się w 1996 roku².

Czym jest PRINCE2 i jak porządkuje zarządzanie projektem?

PRINCE2 porządkuje zarządzanie projektem za pomocą procesów, które wyznaczają działania zarządcze i administracyjne.¹ Procesy pomagają ustalić moment podjęcia decyzji, a praktyki opisują obszary wymagające uwagi przez cały projekt. W PRINCE2 7 jest 7 procesów zarządzania projektem³.

PRINCE2 rozdziela etapy zarządcze, potrzebne do kontroli projektu, i etapy specjalistyczne, związane z wytwarzaniem produktów.⁴ Dzięki temu decyzje zarządcze można planować osobno od pracy prowadzącej do dostarczenia produktów.
Projekt powinien obejmować co najmniej 2 etapy zarządcze: inicjowanie oraz przynajmniej jeden następny etap⁵.

Jak przebiegają procesy PRINCE2?

PRINCE2 prowadzi projekt przez 7 procesów: przygotowanie projektu, inicjowanie projektu, zarządzanie strategiczne projektem, sterowanie etapem, zarządzanie dostarczaniem produktów, zarządzanie końcem etapu i zamykanie projektu.¹ Przygotowanie i inicjowanie tworzą podstawy przedsięwzięcia. Procesy związane z etapami służą prowadzeniu i kontroli prac, a zamykanie kończy projekt.
Dwa procesy – przygotowanie i inicjowanie projektu – ustanawiają podstawy dalszej realizacji⁵.

Tabela pokazuje, kto podejmuje decyzje w PRINCE2 i jak przebiega raportowanie. W komitecie sterującym są 3 główne role: Executive, Senior User i Senior Supplier⁵.

Dane w tabeli: 4,6

Jakie praktyki wspierają prowadzenie projektu?

PRINCE2 obejmuje 7 praktyk wspierających zarządzanie projektem.¹ Praktyki opisują obszary wymagające stałej uwagi, a procesy wyznaczają przebieg działań zarządczych.
Plan projektu powinien więc łączyć działania przypisane do procesów z ustaleniami potrzebnymi do bieżącej kontroli. W PRINCE2 7 liczba praktyk wynosi 7³.

Jak przełożyć procesy i praktyki na plan projektu?

W PRINCE2 planowanie zaczyna się od rozpoznania i zdefiniowania produktów projektu. Dopiero potem analizuje się pracę potrzebną do ich wytworzenia.⁴ Produkt to rezultat, który projekt ma dostarczyć; gdy wiadomo, jaki ma być, można rozpisać zadania.
Definiowanie i analizowanie produktów w planowaniu opartym na produktach obejmuje 4 kroki⁵.

• Opis produktów określa oczekiwane rezultaty oraz kryteria ich odbioru.
• Analiza pracy zamienia opisane produkty w zadania potrzebne do ich wytworzenia.
• Plan kontroli wskazuje moment oceny postępu etapu i przekazania informacji osobom podejmującym decyzje.

PRINCE2 łączy planowanie produktów, podział pracy i raportowanie w jeden sposób prowadzenia projektu.
Przewiduje przy tym 3 poziomy planów: plan projektu, plan etapu i opcjonalny plan zespołu⁵.

Czym są zasady PRINCE2 i kiedy warto je stosować?

PRINCE2 opiera się na 7 pryncypiach, czyli zasadach prowadzenia projektu. Pomagają one uzasadniać decyzje, rozdzielać odpowiedzialność i kontrolować postęp.¹ Pryncypia dotyczą zarządzania, nie zaś techniki wykonywania poszczególnych zadań.
Podstawę PRINCE2 stanowi 7 pryncypiów³.

Czym PRINCE2 różni się od innych metodyk?

PRINCE2 wyznacza ramy zarządzania projektem, które można połączyć ze zwinnym podejściem Agile. Metodyka nie jest ograniczona do modelu kaskadowego.¹ W Agile rozwiązanie rozwija się w krótkich cyklach, korzystając z informacji zwrotnej.
PRINCE2 Agile po raz pierwszy wprowadzono w 2015 roku⁷.

Tabela oddziela decyzje o nadzorze nad projektem od decyzji o sposobie dostarczania jego produktów.

PRINCE2 może służyć do nadzoru także wtedy, gdy zespół dostarcza produkty zwinnie.
Certyfikacja PRINCE2 Agile ma 2 poziomy: Foundation i Practitioner⁸.

Na czym polega zarządzanie projektem zgodnie z PRINCE2?

Zarządzanie zgodnie z PRINCE2 oznacza podejmowanie decyzji według pryncypiów, a nie traktowanie planu jak niezmiennej listy zadań. Należą do nich ciągła zasadność biznesowa, korzystanie z doświadczeń, zdefiniowane role i obowiązki, zarządzanie etapowe, zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji, koncentracja na produktach oraz dostosowanie do warunków projektu.⁴ Tolerancje wyznaczają uzgodnione granice odchyleń, w których można działać bez przekazywania decyzji wyżej.
W wydaniu z 2017 roku wyróżniano 6 obszarów tolerancji; PRINCE2 7 dodaje do nich zrównoważony rozwój⁹.

Do jakich projektów pasuje PRINCE2?

PRINCE2 pasuje do projektów, w których trzeba jasno wskazać decydentów, uzasadniać dalsze finansowanie i kontrolować kolejne etapy. Wybierając sposób prowadzenia projektu, ustal produkty, osoby odpowiedzialne za ich odbiór oraz odchylenia wymagające decyzji nadzoru.
PRINCE2 daje ramy do tych ustaleń, ale nie narzuca zespołowi jednej techniki wytwarzania. Za uzasadnienie biznesowe odpowiada jedna rola w komitecie sterującym: Executive⁵.

Od genezy do praktyki: rozwój i dostosowanie metodyki

PRINCE2 wyrosła z podejścia do projektów informatycznych, lecz sposób jej stosowania zależy dziś od kontekstu projektu. Wcześniejsza wersja łączyła 4 zintegrowane elementy.¹⁰ PRINCE2 7th edition postawiła ludzi w centrum metodyki. Zastąpiła też nazwy „tematy” i „środowisko projektu” nazwami „praktyki” i „kontekst projektu”.¹⁰
PRINCE2 7 wydano w 2023 roku, kładąc między innymi większy nacisk na ludzi w projekcie¹¹.

Skąd wywodzi się metodyka PRINCE2?

PRINCE2 wywodzi się z podejść PROMPT i PROMPT II do prowadzenia projektów informatycznych.¹ W jej historii mieszczą się wcześniejsza metoda PRINCE oraz późniejsze wydania PRINCE2.
Metodę PRINCE wprowadzono w 1989 roku jako brytyjski standard zarządzania projektami informatycznymi².

• PROMPT wiąże się z informatycznym rodowodem metodyki.
• PROMPT II to kolejne podejście, z którego wywodzi się PRINCE2.
• PRINCE2 opublikowano jako standard przeznaczony również do zastosowań poza IT w 1996 roku.¹
• PRINCE2 7th edition miała premierę w 2023 roku.¹

Historia PRINCE2 prowadzi od projektów informatycznych do zastosowań także poza branżą IT.

Jak dostosować PRINCE2 do skali i specyfiki projektu?

PRINCE2 7th edition pozwala dostosować praktyki, procesy i pracę z ludźmi do kontekstu projektu. Pryncypia pozostają przy tym niezmienne.¹⁰ PeopleCert wymienia pięć kontekstów dostosowania: skalę projektu, sposób dostarczania, kontekst organizacyjny, kontekst komercyjny i zrównoważony rozwój⁹.

• Kontekst projektu pomaga ustalić, które działania zarządcze opisać szczegółowo, a którym wystarczy prostsza forma.
• Praktyki i procesy trzeba przełożyć na obowiązki, dokumenty i punkty decyzyjne przydatne w danym projekcie.
• Praca z ludźmi wymaga ustalenia, jak będą się porozumiewać wykonawcy prac i osoby podejmujące decyzje.
• Uzgodnienie dostosowania wymaga rozmowy kierownika projektu z komitetem sterującym oraz zapisu w dokumentacji inicjowania projektu.⁶

Dostosowanie PRINCE2 zmienia sposób prowadzenia prac, nie zmieniając podstawowych zasad metodyki.

Jak uczyć się PRINCE2 i zaplanować ścieżkę certyfikacji?

PRINCE2 przewiduje certyfikację na poziomach Foundation i Practitioner. Wybór zależy od tego, czy chcesz poznać metodykę, czy nauczyć się stosować ją w projekcie.¹
Najpierw określ cel nauki, a potem dobierz poziom certyfikacji.

Czym różnią się certyfikaty Foundation i Practitioner?

Poziomy różnią się zakresem umiejętności oczekiwanych od osoby uczącej się metodyki, co pokazuje tabela.

Czy certyfikacja PRINCE2 odpowiada Twoim celom?

Certyfikacja PRINCE2 pozwala dobrać poziom do celu: poznania metodyki albo potwierdzenia umiejętności jej stosowania. Tabela zestawia Foundation i Practitioner według celu, warunków przystąpienia oraz terminu ważnego przy planowaniu certyfikacji.

Dane w tabeli: 10,12

PRINCE2 Foundation to punkt wyjścia dla osoby poznającej metodykę. PRINCE2 Practitioner odpowiada z kolei celowi praktycznego stosowania jej zasad.
Przed wyborem ustal, czy potrzebujesz znajomości terminologii, czy potwierdzenia umiejętności pracy z metodyką w projekcie.

Szkolenia, pojęcia i egzaminy: przygotowanie krok po kroku

Przygotowanie do PRINCE2 powinno odpowiadać poziomowi egzaminu. Obejmuje naukę pojęć, ćwiczenie ich zastosowania i zaplanowanie terminu podejścia. PeopleCert jest właścicielem metodyki, akredytuje organizacje, materiały i trenerów oraz prowadzi egzaminy.¹
Zgodnie z regułami PeopleCert akredytowane szkolenie kupuje się w pakiecie z egzaminem na wybranym poziomie.¹⁰

Jakie są poziomy szkoleń i egzaminów PRINCE2?

Inprogress prowadzi szkolenia PRINCE2 na 2 poziomach.¹ Zajęcia odbywają się na żywo online lub stacjonarnie, w trybie standardowym albo wieczorowym.¹
Tryb wieczorowy obejmuje godziny 18.00–21.00.¹

Tabela porównuje czas szkoleń pmexperts i KSAP oraz cenę i terminy szkolenia Progress Project.

Dane w tabeli: 10

Jakie pojęcia warto opanować podczas szkolenia?

Podczas szkolenia PRINCE2 warto dobrze zrozumieć uzasadnienie biznesowe, czyli powód dalszego prowadzenia projektu. Równie ważne są kryteria akceptacji – warunki odbioru produktu.
Ćwicz rozpoznawanie ról, odchyleń od planu i momentów podejmowania decyzji. Każde pojęcie odnieś do sytuacji projektowej, zamiast poprzestawać na jego definicji.

Jakie egzaminy obejmuje wybrana ścieżka certyfikacji?

Ścieżka certyfikacji PRINCE2 obejmuje egzamin na wybranym poziomie. Pakiet Inprogress Foundation zawiera egzamin online, e-book i oficjalne materiały szkoleniowe OTM; pakiet Practitioner obejmuje egzamin online i OTM.¹
OTM służą do przygotowania do egzaminu.

Tabela przedstawia parametry egzaminu PRINCE2 Foundation podane przez pmexperts: czas, liczbę pytań i warunek zaliczenia.

Dane w tabeli: 3,10

Egzamin PRINCE2 Foundation jest dostępny po polsku i angielsku. Nie można podczas niego korzystać z materiałów pomocniczych.¹⁰

Jak przygotować się do egzaminu PRINCE2?

Przygotowanie do egzaminu PRINCE2 zacznij od wyboru poziomu. Następnie zaplanuj naukę i przećwicz odpowiedzi w warunkach właściwych dla egzaminu.

• Wybór terminu egzaminu uwzględnia podejście online zaraz po szkoleniu albo później, w terminie udostępnionym przez akredytora.¹⁰
• Plan nauki łączy pojęcia metodyki z ćwiczeniami opartymi na sytuacjach projektowych.
• Warunki cenowe obejmują ofertę House of Skills: zapis z wyprzedzeniem 2 miesięcy uprawnia do ceny Early Bird szkolenia Foundation.¹²
• Oferta prince2.com przewiduje rabat ponad 40% na anglojęzyczne wirtualne szkolenia PRINCE2.¹³ Dla szkoleń PRINCE2 E-Learning podaje rabat 15%.^13,14

Serwis prince2.com podaje wskaźnik 96% satysfakcji. To deklaracja serwisu, a nie wynik porównania szkoleń w tym artykule.¹³
Przygotowanie kończy się wyborem egzaminu i terminu zgodnych z celem nauki¹⁴.