Microsoft Project — opinie, wersja darmowa i wdrożenie

Czym jest Microsoft Project i dla kogo powstał?

Microsoft Project służy do planowania harmonogramu, zadań i zasobów projektu. Kierownicy projektów używają go do układania planów pracy i śledzenia ich realizacji.¹
Przy bardziej złożonych projektach pomaga wtedy, gdy planowanie zadań i zmian terminów staje się trudne w Excelu.² Według odpowiedzi w społeczności Microsoft Project teoretycznie obsługuje do 400 000 zadań w jednym projekcie³.

Program znajduje zastosowanie w projektach inwestycyjnych, budowlanych, technicznych, marketingowych i IT.² Przy wyborze warto odróżnić listę zadań, która porządkuje prace, od harmonogramu, który umieszcza je w czasie. Zarządzanie zasobami oznacza z kolei planowanie udziału osób i innych środków potrzebnych do wykonania prac.
Jeśli zespół chce tylko zapisywać zadania, powinien rozważyć, czy potrzebuje również planowania terminów, zasobów i przebiegu projektu.

• Historia produktu: według dostawcy Microsoft Project Desktop jest na rynku od ponad 30 lat.²

Microsoft Project pomaga prowadzić projekt według harmonogramu, nie tylko przechowywać wykaz prac. Domyślnie uznaje zadanie za krytyczne, jeśli jego całkowity zapas czasu wynosi 0 dni lub mniej⁴.

Funkcje Microsoft Project

Project Standard 2024 pozwala planować harmonogram, zadania, koszty i zasoby projektu.⁵
Nie każda wersja ma jednak ten sam zakres. Arkusze czasu pracy i terminarz zespołu należą do funkcji Project Professional 2024, a nie do wskazanego zakresu Project Standard 2024.⁶

• Widoki i kontrola harmonogramu: Project Standard 2024 udostępnia kalendarz, wykres Gantta z zadaniami na osi czasu, diagram sieciowy i arkusz zadań. Ma też punkty odniesienia, kamienie milowe oznaczające ważne zdarzenia oraz ścieżkę krytyczną – ciąg zadań wyznaczających termin zakończenia projektu.⁶
• Zależności i nakład pracy: Project Standard 2024 i Project Professional 2024 obsługują powiązania zadań w projekcie i między projektami. Umożliwiają także tworzenie projektów nadrzędnych i zadań sumarycznych oraz planowanie z wyprzedzeniem i opóźnieniem.⁶
• Dostępność zasobów: obie wersje z 2024 roku pozwalają sprawdzać przydziały i dostępność zasobów w wielu projektach, kontrolować koszty oraz wyrównywać obciążenie.⁶
• Raportowanie i dostosowanie: obie wersje z 2024 roku mają gotowe raporty, szablony, pola niestandardowe i formuły. Pozwalają zapisać plik Project jako PDF oraz konfigurować widoki, tabele, filtry i grupy.⁶
• Zakładanie projektu: pracę w Microsoft Project można zacząć od pustego planu, pliku Project, skoroszytu Excel, listy zadań SharePoint albo szablonu Microsoft.⁷
• Rodzaje zadań: program obsługuje zależności i ograniczenia zadań, zadania cykliczne, punkty kontrolne oraz połączenia między projektami.⁸
• Analiza obciążenia i kosztów: można planować przydziały zasobów i koszty, wykrywać przeciążenia oraz bilansować zasoby, czyli korygować przydziały przekraczające ich dostępność.⁹
• Praca z danymi: dostępne są tabele, filtry, sortowanie, pola niestandardowe, raporty i eksport do Excel.⁹
• Analiza i raporty: materiał szkoleniowy wymienia diagram sieciowy, ścieżkę krytyczną oraz pulpity nawigacyjne z raportami.⁸
• Wiele projektów: projekty można konsolidować i prowadzić w jednym środowisku.⁹

Ile kosztuje Microsoft Project?

Microsoft Project Standard 2024 kosztuje 3 999,00 zł przy jednorazowym zakupie licencji bezterminowej. Na tych samych zasadach Microsoft Project Professional 2024 kosztuje 7 099,00 zł.⁶
Oferty sklepów mogą różnić się ceną, dlatego trzeba porównywać pełne nazwy wariantów i okres, którego dotyczy opłata.

Plany i abonamenty

Cena początkowa Microsoft Planner (plan 1) wynosi 8,70 € za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.¹⁰
Roczna oferta Microsoft Planner i Project Plan 3 NCE CSP w Soft360 kosztuje 1 549,65 zł z VAT za 1 rok.^11,12

Dane w tabeli: 5,6,10,11,12,13,14,15,16,17

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Przy zakupie Microsoft Project Professional 2024 w SuperTech do ceny licencji trzeba doliczyć dostawę od 14,99 zł.¹⁷
Na łączny koszt wpływają wariant licencji, sprzedawca, liczba opłacanych okresów subskrypcji i ewentualna dostawa. Stawki abonamentowe są cenami początkowymi; przytoczone oferty nie określają okresu promocyjnego ani późniejszej stawki.

Ile kosztuje licencja na MS Project?

Jednorazowa licencja Microsoft Project Standard 2024 kosztuje 3 999,00 zł, a Microsoft Project Professional 2024 – 7 099,00 zł.⁶
W przytoczonych ofertach sklepowych ceny wariantów Project Standard 2024 mieszczą się między 3 499,00 zł a 3 699,00 zł. Pełne nazwy w tabeli pokazują, którego wariantu dotyczy każda cena.¹¹

Jaki jest darmowy zamiennik Microsoft Project?

Microsoft Planner (plan 1) nie jest darmowym odpowiednikiem Microsoft Project. Jego wskazana cena zaczyna się od 8,70 € za użytkownika miesięcznie, płatne corocznie.¹⁰
Bezpłatne narzędzie warto ocenić oddzielnie pod kątem potrzeb zespołu. Płatnego planu nie należy przedstawiać jako „MS Project za darmo”¹².

Wersje, limity i sposób udostępniania Microsoft Project

Microsoft Project ma wersje stacjonarne Project Standard 2024 i Project Professional 2024. Oferta obejmuje też rozwiązanie do pracy w sieci Web oraz serwerowe zarządzanie projektami i portfelem.^5,6,10
Przy wyborze liczą się nie tylko funkcje, lecz także model licencji: przypisanie do użytkownika i komputera, aktywna subskrypcja lub licencje dostępowe CAL.

Dane w tabeli: 2,5,6,7,10

Project Standard 2024 i Project Professional 2024 są przeznaczone do pracy na licencjonowanym komputerze. Klient stacjonarny Project Online wymaga natomiast aktywnej subskrypcji.
Przy wersji subskrypcyjnej Project Server zakres wdrożenia zależy także od liczby użytkowników lub urządzeń, które potrzebują dostępu CAL.

Integracje Microsoft Project

Microsoft Project wymienia dane z Excelem i SharePoint, lecz inne połączenia zależą od wersji. Project Professional 2024 współpracuje z serwerem, a aplikacja internetowa działa w Microsoft Teams.^5,6,7,18
Warto przy tym rozróżnić import danych, eksport pliku i połączenie z usługą.

• Excel: Project Standard 2024 i Project Professional 2024 pozwalają utworzyć projekt z pliku Excel oraz wygenerować plik Excel z istniejącego projektu.⁶
• Lista zadań SharePoint: Microsoft Project importuje dane z listy zadań SharePoint.⁷
• Project Server i pliki.mpp: Project Professional 2024 łączy się z wersją subskrypcyjną Project Server i wymienia z nią projekty przez pliki.mpp.⁵
• Zaplecze serwerowe i raportowanie: wersja subskrypcyjna Project Server działa na wersji subskrypcyjnej SharePoint Server. Do jej integracji raportowych należą Excel i SQL Server Analysis Services.⁵
• Warunki licencyjne raportowania: integracja Project Server z Excelem wymaga subskrypcji Microsoft 365 dla Excela. SQL Server jest dostępny w osobnej subskrypcji.⁵
• Microsoft Teams: internetowa aplikacja Microsoft Project działa w Microsoft Teams.¹⁸
• Repozytoria WBS/SPP: materiał szkoleniowy opisuje wymianę danych z MS Project. WBS/SPP oznacza strukturę podziału pracy w projekcie. Opis dotyczy wymiany danych, nie konkretnego połączenia z repozytorium.¹⁹

Połączenie z serwerem i raportowanie w Excelu podlegają warunkom właściwym dla konkretnych produktów i subskrypcji.⁵

Wdrożenie i wsparcie Microsoft Project

Wersję subskrypcyjną Project Server trzeba wdrażać w określonej kolejności. Należy też uwzględnić ograniczenia współistnienia różnych wersji na komputerze. Administrator powinien wziąć te warunki pod uwagę przy wyborze maszyny i planowaniu migracji; nie dotyczą one zakresu pomocy technicznej.
W farmie wieloserwerowej serwer SharePoint wymaga co najmniej 12 GB RAM do testów lub 16 GB RAM do produkcji²⁰.

• Kolejność instalacji: wersja subskrypcyjna Project Server nie zawiera SharePoint Server. Najpierw trzeba zainstalować wersję subskrypcyjną SharePoint Server, a potem Project Server. Wdrożenie obejmuje więc 2 odrębne produkty instalowane w określonej kolejności.⁶
• Współistnienie wersji: wersji subskrypcyjnej Project Server nie można zainstalować razem ze starszymi wersjami Project Server na tym samym 1 komputerze.⁶

Przy migracji administrator musi najpierw zaplanować instalację SharePoint Server. Nie może też utrzymywać starej i nowej wersji Project Server równolegle na tym samym komputerze. Ograniczenia te dotyczą wersji serwerowej, nie każdej stacjonarnej instalacji Microsoft Project.

Co Microsoft Project robi inaczej niż konkurencja?

W Microsoft Project harmonogram jest powiązany z kontrolą realizacji i kosztów; plan nie kończy się na wykazie zadań. Według opisu zastosowań program pozwala planować koszty, śledzić je w czasie oraz wizualizować i nadzorować przebieg projektu.²
Nie są to funkcje zastrzeżone dla tego programu. Przy porównaniu trzeba sprawdzić zakres konkretnej wersji produktu²¹.

Project Standard i Project Professional – 2 wersje wskazane przez dostawcę – opierają planowanie na wykresie Gantta, zależnościach między zadaniami, ścieżce krytycznej i planie bazowym. Ten ostatni zapisuje punkt odniesienia do późniejszej kontroli harmonogramu.²
Wersja Professional nie zmienia podstawowej metody układania zadań; różnice dotyczą także pracy z planami i zasobami. W jednym projekcie można zapisać maksymalnie 11 planów bazowych²².

Microsoft Project Professional pozwala współdzielić plany przez połączenie z Project Server. Oferuje też zaawansowane zarządzanie zasobami i pracę na wielu projektach.²
Organizacja wybierająca program do pracy zespołowej powinna odróżnić funkcje wersji stacjonarnej od współdzielenia przez serwer. Jeśli wystarczy wspólna lista bieżących zadań, sam zakres planowania harmonogramu nie przesądza o wyborze Microsoft Project.

Plusy i minusy Microsoft Project

Microsoft Project pozwala pracować z wcześniejszymi planami i kontrolować obciążenie zasobów. Trzeba jednak zestawić ten zakres z czasem, którego zespół potrzebuje na naukę programu.^6,9,23
Przy ocenie ograniczeń warto oddzielić cechy oferty od opinii o kosztach i wdrożeniu, zależnych od punktu porównania.

Worksection podaje koszt licencji, złożoność nauki i czas wdrożenia jako powody rozważenia alternatyw dla Microsoft Project. To stanowisko konkurenta, nie określony w warunkach oferty limit czasu wdrożenia.²⁴

Kalendarze w Microsoft Project: 1 kalendarz projektu, 3 dostępne na początku i wariant pracy 24/7

Microsoft Project oblicza terminy na podstawie kalendarzy określających dni i godziny pracy. Kalendarz projektu wyznacza ramy harmonogramu, a program bierze też pod uwagę kalendarze zasobów i zadań.⁷ Można więc uwzględnić różne wzorce pracy, choć do całego projektu da się przypisać tylko jeden kalendarz.
Na początku dostępne są trzy kalendarze bazowe: Standardowy, 24-godzinny i Zmiana nocna²⁵.

Kalendarz projektu a kalendarze zasobów i zadań

Do 1 projektu w Microsoft Project można przypisać tylko 1 kalendarz projektu.⁷ Na początku pracy aplikacja udostępnia 3 kalendarze. Jeden z nich, dwudziestoczterogodzinny, zakłada pracę przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.⁷
Kalendarz projektu określa ogólny rytm pracy; kalendarze zasobów i zadań uwzględniają czas właściwy dla danego przydziału lub zadania.⁷ Wariant 24/7 opiera się na innym założeniu niż praca w wybrane dni i godziny.

Jak uwzględnić polskie dni wolne w harmonogramie?

Przed obliczeniem terminów w Microsoft Project trzeba dostosować kalendarz do polskich dni wolnych. W materiale standardowy kalendarz traktował wskazane polskie święta jako dni pracy.⁷
Od 1 lutego 2025 r. przepisy zaliczają 24 grudnia do dni ustawowo wolnych od pracy²⁶.

• Dni wolne: święta uwzględniane w projekcie powinny mieć w kalendarzu status czasu niepracującego. W przeciwnym razie harmonogram zaplanuje pracę również w te dni.⁷
• Godziny pracy: po zmianie godzin w kalendarzu trzeba uwzględnić również domyślne godziny rozpoczęcia i zakończenia w opcjach programu. Oba ustawienia powinny być spójne.⁷
• Zakres zmian: jeśli zasób lub zadanie ma inny czas pracy, znaczenie ma jego kalendarz. Nie przypisuje się z tego powodu kolejnego kalendarza całemu projektowi.⁷

Po dostosowaniu kalendarza harmonogram uwzględnia przyjęte dni i godziny pracy zamiast ustawień domyślnych. Kalendarz Standardowy zakłada 8 godzin pracy dziennie: od 8:00 do 17:00 z godzinną przerwą²⁵.

Microsoft Project: planowanie od daty zakończenia i kontrola realizacji względem planu bazowego

Microsoft Project może obliczać harmonogram od daty rozpoczęcia albo od daty zakończenia. Następnie pozwala porównać realizację z zapisanym planem bazowym.^7,9
Obliczanie służy ustaleniu terminów, a porównanie – kontroli zmian podczas projektu.

Wyliczanie terminu rozpoczęcia lub zakończenia

Microsoft Project obsługuje 2 kierunki planowania. Po podaniu daty rozpoczęcia oblicza datę zakończenia; po podaniu daty zakończenia wylicza datę rozpoczęcia.⁷
Planowanie wstecz przydaje się przy narzuconej dacie oddania. Planowanie od startu pokazuje natomiast termin wynikający z harmonogramu, który później trzeba porównać z przebiegiem prac.

Porównanie planu z rzeczywistym czasem pracy i kosztami

Microsoft Project oddziela założenia planu bazowego od danych o realizacji. Dzięki temu można sprawdzać odchylenia terminów i kosztów.⁹
Plan bazowy zapisuje pięć kategorii danych: daty rozpoczęcia i zakończenia, czas trwania, pracę oraz koszt²².

• Punkt odniesienia: plan bazowy zachowuje założenia, z którymi później porównuje się postęp projektu.⁹
• Dane rzeczywiste: Project Standard 2024 i Project Professional 2024 pozwalają zestawiać planowany postęp, budżet i wartość wypracowaną z rzeczywistym czasem pracy i kosztami. Wartość wypracowana pomaga porównać postęp z planowaną wartością prac. Obie wersje mają także inspektora zadań i oś czasu.⁶

Bieżący harmonogram przedstawia aktualny plan, a odchylenie od planu bazowego pokazuje zmianę względem wcześniejszych założeń. Do kontroli czasu pracy i kosztów potrzebne są również dane rzeczywiste. Sama data zakończenia nie wystarczy.

Nauka Microsoft Project: ile kosztują szkolenia trwające od 1 do 3 dni?

Szkolenia z Microsoft Project kosztują osobno, niezależnie od licencji programu. W ofertach ALX kursy trwają od 1 do 3 dni, zależnie od tematu i roli uczestnika.²⁷
Porównując stawki, trzeba uwzględnić cenę netto, VAT oraz wymagania dotyczące zainstalowanego oprogramowania.

Szkolenia z programu: poziom podstawowy, zaawansowany i przekrojowy

Oferty obejmują podstawy, zagadnienia zaawansowane i kurs przekrojowy. Podane ceny i czas trwania dotyczą szkoleń, nie zakupu Microsoft Project.

Dane w tabeli: 1,8,9,27,28,29,30

Szkolenie z Microsoft Project Pro jest skierowane do początkujących i średnio zaawansowanych menedżerów projektów, analityków biznesowych oraz liderów zespołów.³¹
Z kursów MS Project korzystały firmy z branż budowlano-inżynieryjnej, finansowej, IT, przemysłu, usług i administracji.²⁷

Szkolenia z Project Server dla członków zespołu, kierowników i administratorów

Kursy Project Server podzielono według 3 ról: członka zespołu projektowego, kierownika projektu i administratora.²⁷

Dane w tabeli: 27,32

Podział według ról pomaga dobrać temat do obowiązków uczestnika. Obsługa programu i administracja serwerem wymagają odrębnych szkoleń.

Dla kogo jest Microsoft Project, a dla kogo nie?

Microsoft Project odpowiada potrzebom dużych, skomplikowanych projektów, w których trzeba planować harmonogram, a nie tylko prowadzić wykaz zadań.²³
Wariant zależy od sposobu pracy. Project Standard opisano jako rozwiązanie dla osoby tworzącej plan na swoim komputerze, a Project Professional – do współpracy zespołowej i pracy na wielu projektach.²

Sprawdzi się, jeśli

• Planujesz samodzielnie: Project Standard odpowiada pracy osoby przygotowującej plan na własnym komputerze. To punkt wyjścia do wyboru między 2 wariantami opisanymi dla pracy indywidualnej i zespołowej.²
• Koordynujesz kilka projektów: Project Professional jest wariantem przeznaczonym do współpracy zespołowej i pracy na wielu projektach.²
• Zarządzasz pracą przedsiębiorstwa: wersja subskrypcyjna Project Server służy do zarządzania portfelem projektów, pojedynczymi projektami i pracą w organizacji.⁵

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebujesz wyłącznie prostej listy zadań: przy takim zastosowaniu funkcje programu przeznaczonego do dużych, skomplikowanych projektów nie są głównym kryterium wyboru.²³
• Oczekujesz współpracy przy wyborze wariantu indywidualnego: Project Standard opisano jako narzędzie do tworzenia planu na własnym komputerze. Do współpracy zespołowej wskazano Project Professional.²

O wyborze Microsoft Project powinny przesądzać skala harmonogramu i sposób współpracy. Sama liczba zadań do zapisania to za mało.

Alternatywy dla Microsoft Project

Microsoft Planner jest alternatywą do bieżącej pracy zespołowej: służy do planowania i nadzorowania zadań.²
Działa w chmurze Microsoft 365 i obejmuje zarówno proste planowanie zadań, jak i kontrolę postępów zespołu.²⁷ W porównaniu z Microsoft Project najpierw trzeba ustalić, jaką pracę zespół chce organizować.

Dane w tabeli: 2,23,27

• Microsoft Planner: odpowiada zespołowi, który przede wszystkim przydziela bieżące zadania i śledzi ich realizację w środowisku Microsoft 365.^2,27
• Pozostałe narzędzia z zestawienia: trzeba porównać osobno z potrzebami projektu. Obecność obok Microsoft Project nie oznacza takiego samego zakresu funkcji.²³

Wybór między Microsoft Planner a Microsoft Project zależy od tego, czy zespół organizuje głównie bieżące zadania, czy prowadzi szczegółowy plan projektu.²

Najczęstsze pytania o Microsoft Project

Co to jest Microsoft Project?

Microsoft Project służy do planowania i kontrolowania projektów, a podstawą pracy kierownika jest w nim harmonogram. Program wiąże zadania z terminami, zasobami i kontrolą realizacji. Według odpowiedzi w społeczności Microsoft Project teoretycznie obsługuje do 400 000 zadań w jednym projekcie³.
Microsoft Planner skupia się natomiast na organizowaniu bieżących zadań zespołu.

Czy MS Project jest w pakiecie Office?

Microsoft Project jest osobnym produktem, nie funkcją automatycznie dostępną w pakiecie Microsoft Office. Licencja Microsoft Project Standard 2024 kosztuje 3 999,00 zł⁶.
Przy wyborze trzeba więc odróżnić pakiet aplikacji biurowych od programu do planowania harmonogramu i od Microsoft Planner, który służy do organizowania bieżących zadań.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.