Macierz RACI — role i odpowiedzialność w projekcie

Macierz RACI przypisuje zadaniom projektu 4 rodzaje udziału: wykonanie pracy, odpowiedzialność za wynik, konsultację i otrzymywanie informacji. Taki podział ogranicza niejasności dotyczące ról, dublowanie pracy i ryzyko pominięcia zadań.¹
W artykule wyjaśniamy oznaczenia R/A/C/I, pokazujemy przykładową tabelę i omawiamy częste błędy².

Czym jest macierz RACI i jak ją przygotować?

Macierz RACI zestawia zadania projektu z osobami lub zespołami. Najpierw spisuje się zadania i uczestników, a później przypisuje role przy każdym zadaniu. Dzięki temu widać, kto pracuje nad rezultatem, kto za niego odpowiada oraz kogo trzeba skonsultować lub poinformować.
Macierz ma 2 osie: wiersze zawierają zadania, a kolumny uczestników projektu³.

RACI warto przygotować na początku projektu, szczególnie gdy pracuje w nim wiele zespołów o nakładających się obowiązkach.¹ Macierz staje się wtedy punktem odniesienia podczas ustalania zakresu pracy i zasad podejmowania decyzji.
Raport PMI z maja 2013 r. przypisywał nieskutecznej komunikacji 56% kwoty uznanej za zagrożoną, a nie całego budżetu projektu⁴.

Lista kontrolna pomaga rozpoznać sytuacje, w których role trzeba ustalić przed rozpoczęciem pracy:

• Wspólne zadanie zespołów wymaga wskazania wykonawcy i osoby akceptującej wynik.
• Nakładające się obowiązki wymagają przypisania ról do konkretnego zadania, nie do ogólnego obszaru pracy.
• Decyzja między zespołami wymaga ustalenia, kogo konsultować i kogo poinformować o rozstrzygnięciu.

Do czego służy podział ról w macierzy?

Podział ról w macierzy RACI wskazuje wykonawcę zadania, osobę odpowiedzialną za wynik, uczestników konsultacji i odbiorców informacji. Litery R/A/C/I rozdzielają te 4 rodzaje udziału w projekcie. Udział w rozmowie nie oznacza więc, że dana osoba wykona zadanie albo zatwierdzi jego rezultat.
Przy każdym zadaniu trzeba wskazać dokładnie 1 osobę z rolą Accountable³.

Proces podejmowania decyzji łatwiej zrozumieć, gdy macierz odróżnia konsultację przed decyzją od informacji przekazywanej po niej. Osoby Consulted uczestniczą w komunikacji dwukierunkowej, a osoby Informed otrzymują informacje jednokierunkowo⁵.

Jak rozpisać zadania i przypisać im role?

Zadania w macierzy RACI warto opisać przez konkretne rezultaty, a potem przypisać do nich uczestników projektu. Każde zadanie powinno mieć co najmniej 1 osobę z rolą Responsible⁵.

• Lista zadań powinna nazywać czynności lub rezultaty na tyle dokładnie, by można było wskazać zaangażowane osoby.
• Lista uczestników powinna uwzględniać osoby lub zespoły wykonujące pracę, odpowiedzialne za wynik, konsultowane albo informowane.
• Przypisanie ról oznacza wpisanie właściwej litery na przecięciu zadania i uczestnika.
• Uzgodnienie macierzy wymaga omówienia spornych przypisań z osobami, których one dotyczą.

Rezultatem jest wykres pokazujący udział każdej osoby w konkretnym zadaniu, nie tylko jej stanowisko. Zadania zajmują wiersze, uczestnicy kolumny, a litera w komórce określa rolę przy danym zadaniu³.

Tworzenie wykresu w MindOnMap

MindOnMap umożliwia przygotowanie wykresu RACI przy użyciu szablonów i elementów służących do jego budowania.⁶ W gotowej macierzy powiązanie zadań, uczestników i ról musi pozostać czytelne.
Gdy zmieni się zakres pracy, trzeba przejrzeć związane z nim przypisania. W wykresie przygotowanym w MindOnMap warto wyraźnie odróżnić 4 oznaczeń: Responsible, Accountable, Consulted i Informed⁷.

Tworzenie i osadzanie wykresu w dokumentach ClickUp

ClickUp Docs pozwala tworzyć i wspólnie edytować macierz RACI oraz osadzić dokument w zadaniu, folderze lub obszarze roboczym.¹ W dokumencie zespół uzgadnia role, a miejsce osadzenia wskazuje, gdzie korzysta z macierzy na co dzień.
3 sposoby udostępnienia dokumentu to dołączenie go do zadania, umieszczenie w folderze i udostępnienie całemu obszarowi roboczemu⁸.

Lista kontrolna porządkuje tworzenie i aktualizowanie macierzy w ClickUp Docs:

• Dokument macierzy zawiera zadania, uczestników i przypisane im role.
• Wspólna edycja pozwala uczestnikom uzgadniać zmiany podziału pracy w jednym dokumencie.
• Osadzenie macierzy umieszcza uzgodniony wykres tam, gdzie korzysta z niego zespół projektowy.

Macierz RACI pomaga zespołowi tylko wtedy, gdy zadania i role odpowiadają aktualnemu podziałowi pracy. Po zmianie warto sprawdzić, czy każde zadanie nadal ma dokładnie 1 osobę z rolą Accountable³.

Czym są role Responsible, Accountable, Consulted i Informed?

Responsible, Accountable, Consulted i Informed to 4 role przypisywane do zadań w macierzy RACI.⁹ Oddzielają wykonanie pracy od odpowiedzialności za wynik, konsultacji i otrzymywania informacji.
Jedno zadanie może mieć kilku wykonawców Responsible, ale powinno mieć dokładnie jedną osobę Accountable⁵.

Tabela zestawia role RACI i rodzaj udziału w zadaniu.

Dane w tabeli: 6,9

Co oznacza Accountable i czym różni się od Responsible?

Accountable odpowiada za termin i jakość zadania także po przekazaniu pracy innej osobie; Responsible tę pracę wykonuje.⁹ Wykonawca nie musi więc ponosić ostatecznej odpowiedzialności za rezultat.⁹
Przydzielając role, warto osobno zapytać „kto wykona pracę?” i „kto odpowiada za wynik?”. W jednym zadaniu obie role – Responsible i Accountable – może pełnić ta sama osoba¹⁰.

Kontrola przypisań pozwala ustalić, czy każde zadanie ma co najmniej 1 osobę Responsible i dokładnie 1 osobę Accountable⁵.

Macierz RACI w strukturze zespołu i przy wdrażaniu pracownika

Podczas wdrażania pracownika macierz RACI pokazuje odpowiedzialność za zadania, nie tylko miejsce HR, IT i jednostki biznesowej w strukturze firmy. Oddziela wykonanie czynności od odpowiedzialności za rezultat; przy każdym zadaniu trzeba wskazać dokładnie 1 osobę Accountable³.

Onboarding, czyli przyjęcie i wdrożenie pracownika, obejmuje pracę różnych zespołów. Przy zakładaniu kont specjalista IT może wykonywać zadanie, a HR Manager ponosić za nie ostateczną odpowiedzialność.⁹ Jednostka biznesowa może z kolei wykonywać pracę, przekazywać wymagania albo tylko otrzymywać informację – zależnie od zadania.

Podział ról między HR, IT i jednostkę biznesową przy przyjęciu pracownika

Podział ról RACI w onboardingu dotyczy poszczególnych zadań, na przykład zakładania kont, a nie całego procesu naraz. Oddzielenie wykonania od odpowiedzialności za wynik pokazuje, kto realizuje czynność i kto odpowiada za jej zakończenie.

Lista kontrolna wskazuje, co trzeba ustalić dla każdej z trzech stron uczestniczących we wdrożeniu pracownika:

• HR powinien ustalić, kto ponosi ostateczną odpowiedzialność za wskazane zadanie onboardingowe.
• IT potrzebuje przypisanej roli przy zadaniach technicznych, takich jak zakładanie kont.
• Jednostka biznesowa potrzebuje określenia, czy przekazuje wymagania stanowiska, wykonuje zadanie czy otrzymuje informację o jego zakończeniu.

Macierz RACI określa podział pracy w onboardingu oddzielnie dla każdego zadania.

Od listy zadań do tabeli: przykład macierzy i wariant RASCI

Macierz RACI powstaje z listy zadań i uczestników projektu. Rolę wpisuje się tam, gdzie przecinają się odpowiedni wiersz i kolumna. Poniższa tabela obejmuje 3 zadania i pokazuje podział pracy bez nadawania osobie jednej stałej roli na cały projekt.

Przykładowa tabela ról i odpowiedzialności

Przykładowa macierz RACI pokazuje umowny podział pracy przy przygotowaniu i odbiorze rozwiązania. Litera w komórce określa udział osoby tylko w zadaniu wymienionym w danym wierszu.

Tabela zestawia role uczestników projektu przy poszczególnych zadaniach.

Jakie elementy powinna zawierać tabela?

Tabela RACI powinna wymieniać zadania, uczestników projektu i ich role przy każdym zadaniu. Nazwa zadania musi wskazywać rozpoznawalny rezultat, na przykład opracowanie wymagań albo odbiór rozwiązania.
Kolumny powinny nazywać osoby lub zespoły dość dokładnie, by było wiadomo, do kogo skierować pracę, pytanie i informację.

Opis zakresu zadania pomaga odczytać role, gdy podobne czynności pojawiają się na różnych etapach projektu. W każdym wierszu należy wskazać dokładnie 1 osobę Accountable³.

Czym RASCI różni się od RACI?

RASCI dodaje do RACI 1 rolę: Supportive (S), czyli osobę pomagającą wykonawcy zadania. Responsible (R) nadal wykonuje pracę, a S wspiera ją bez przejmowania roli wykonawcy. Litera S odróżnia taką pomoc od konsultacji, podczas której ktoś przekazuje opinię lub wiedzę.

Macierz RACI wystarcza, jeśli udział osób wspierających da się opisać pozostałymi rolami. RASCI pozwala oznaczyć tę pomoc osobno.

Role w zadaniach i rejestr RAID: przykład użycia ClickUp

ClickUp może służyć do powiązania ról przypisanych do zadań z rejestrem RAID. Te zapisy odpowiadają na inne pytania: RACI opisuje udział osób w pracy, a RAID porządkuje 4 kategorie spraw projektowych – ryzyka, założenia, problemy i zależności.
Osoba wykonująca zadanie nie musi być tą samą osobą, która prowadzi powiązany wpis w rejestrze.

• Zadanie projektowe ma przypisania RACI pokazujące podział pracy nad jego rezultatem.
• Wpis RAID opisuje ryzyko, założenie, problem lub zależność i wskazuje osobę prowadzącą sprawę.
• Powiązanie zapisów wskazuje zadanie, którego dotyczy wpis RAID, lecz nie zastępuje ról RACI opisem ryzyka.

RACI i RAID w ClickUp: dwa różne zastosowania

Tabela zestawia zastosowania RACI i RAID w pracy z zadaniem.

Ryzyko dotyczy możliwego zdarzenia, a problem już istniejącej przeszkody. Założenie jest warunkiem przyjętym w planie, natomiast zależność łączy działania. Wpis o ryzyku sam w sobie nie mówi, kto zatwierdzi rezultat zadania.

Przypisywanie ról w zadaniach za pomocą pól niestandardowych ClickUp

Pola niestandardowe ClickUp mogą przechowywać 4 ról RACI przy zadaniu, jeśli zespół odpowiednio je skonfiguruje. Osobne oznaczenia wykonawcy, osoby odpowiedzialnej za wynik, konsultowanych i informowanych pomagają odczytać role. Nie trzeba wtedy utożsamiać ich z osobą prowadzącą wpis RAID.

Zmiana zakresu zadania wymaga poprawienia przypisań w jego polach. Jeśli zmienia się ryzyko lub zależność, aktualizacji wymaga powiązany wpis RAID.

Jak sprawdzić, czy macierz RACI wskazuje właściciela każdego zadania?

Macierz RACI wskazuje właściciela wyniku, gdy w wierszu zadania widnieje konkretna osoba z rolą Accountable (A). W opisanym przykładzie onboardingu każdy krok ma 1 jasno określoną osobę Accountable.⁹

• Lista zadań powinna odpowiadać planowi projektu, żeby żaden krok pracy nie pozostał poza macierzą.
• Każdy wiersz macierzy powinien zawierać oznaczenie A przy konkretnym uczestniku.
• Wiersz bez A wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej za wynik zadania.
• Wiersz z kilkoma oznaczeniami A wymaga ustalenia, kto ostatecznie decyduje o wyniku.
• Przypisanie do zespołu wymaga wskazania osoby, jeśli sama nazwa zespołu nie wyjaśnia, kto odpowiada za zadanie.

Wynik kontroli to macierz, w której przy każdym zadaniu da się wskazać osobę odpowiedzialną za jego rezultat.

Podział odpowiedzialności a rejestr ryzyk: kiedy stosować oba podejścia?

Macierz RACI i dziennik RAID warto stosować razem, gdy projekt wymaga podziału odpowiedzialności oraz kontroli spraw wpływających na pracę. RACI określa 4 role przy zadaniach, a dziennik RAID śledzi ryzyka, założenia, problemy i zależności.¹

Ryzyko dotyczy zdarzenia, które może nastąpić. Zależność oznacza, że wykonanie działania wiąże się z innym działaniem lub warunkiem. Właściciel zadania nie zastępuje opisu ryzyka, a wpis o ryzyku nie określa podziału ról.

Kiedy stosować RACI, RAID lub oba naraz?

RACI pomaga uzgodnić odpowiedzialność za zadania, a RAID służy do śledzenia spraw wymagających kontroli. Oba podejścia przydają się, gdy takie sprawy dotyczą konkretnych zadań. W projektach, w których zespoły i decyzje często się zmieniają, RACI może okazać się zbyt sztywny.¹
Po zmianie sposobu podejmowania decyzji trzeba więc zaktualizować role, zamiast traktować macierz jak niezmienny schemat.

Lista kontrolna rozdziela zastosowania według pytań, na które zespół szuka odpowiedzi:

• Macierz RACI pokazuje, kto wykonuje zadanie i kto odpowiada za jego wynik.
• Dziennik RAID pokazuje, jakie ryzyka, założenia, problemy i zależności trzeba śledzić.
• RACI i RAID razem wskazują role przy zadaniu oraz powiązaną z nim sprawę wymagającą kontroli.

Jak połączyć podział ról z kontrolą ryzyk i zależności?

Macierz RACI można połączyć z dziennikiem RAID przez wskazanie zadania, którego dotyczy ryzyko lub zależność. W macierzy zachowaj 1 osobę Accountable przy każdym zadaniu³.

• Zadanie w macierzy RACI ma przypisane role osób uczestniczących w pracy.
• Wpis w dzienniku RAID zawiera opis ryzyka lub zależności i wskazuje powiązane zadanie.
• Osoba prowadząca wpis RAID aktualizuje sprawę, lecz nie przejmuje automatycznie roli Accountable przy zadaniu.
• Zmiana ryzyka lub zależności wymaga przejrzenia powiązanego zadania i przypisanych do niego ról.

Powiązanie zadania z wpisem RAID pozwala kontrolować sprawę bez utożsamiania jej właściciela z osobą odpowiedzialną za wynik pracy.

Komentarze i wzmianki przy uzgadnianiu ról oraz wpisów RAID

Komentarz powinien wskazywać zadanie lub wpis RAID, proponowaną zmianę oraz osobę, której dotyczy decyzja. Wzmianka kieruje propozycję do uczestnika uzgodnienia. Samo oznaczenie osoby nie zmienia jednak jej roli w macierzy ani odpowiedzialności za wpis.

Uzgodniona decyzja wymaga poprawienia właściwego zapisu: przypisania w RACI albo treści wpisu RAID. Dopiero taka aktualizacja zmienia obowiązujący podział odpowiedzialności.